Cara menulis agenda rapat

Cara Menulis Agenda Untuk Rapat

Sebuah rapat yang terorganisir harus mempunyai agenda rapat yang sudah dipersiapkan dengan baik. Jangan biarkan rapat berlangsung terlalu lama, sebab rapat ini hanya akan berubah menjadi kegiatan yang tidak efisien. Dengan berpegang pada agenda yang sudah disiapkan secara rinci tetapi tetap fleksibel, Anda bisa menyelenggarakan rapat yang tidak bertele-tele dan fokus, untuk memastikan bahwa Anda bisa mencapai semua tujuan dari rapat ini dalam waktu yang paling singkat. Jika Anda ingin mempersiapkan agenda untuk Anda sendiri, gunakanlah templat untuk menyusun agenda, atau Anda juga bisa membuat agenda yang sudah ada menjadi lebih baik lagi dengan membaca Langkah 1 di bawah ini!

Bagian 1 dari 2: 
Menyusun AgendaSunting

Mempersiapkan Agenda dari Awal

1

Mulailah dengan menentukan judul untuk agenda yang ingin Anda siapkan. Dimulai dari sebuah karya sastra yang indah sampai lembar kerja yang sederhana, hampir setiap dokumen yang penting harus diberi judul, tidak terkecuali untuk agenda rapat. Judul yang Anda pilih untuk agenda ini harus bisa mencakup dua hal yaitu: Pertama, seseorang bisa mengetahui bahwa ia sedang membaca sebuah agenda, dan kedua, orang ini mengetahui apa saja topik yang akan dibahas dalam rapat. Setelah Anda membuat keputusan, tulislah judulnya di atas dokumen yang sedang Anda persiapkan. Judul ini tidak harus menggunakan kata-kata yang berbunga-bunga atau terlalu rumit untuk dipahami—dalam konteks bisnis, judul agenda yang paling baik adalah yang sederhana dan jelas.Hindarilah penggunaan huruf yang diperindah atau yang terlalu besar untuk menulis judul agenda. Biasanya, Anda hanya perlu menggunakan huruf yang sederhana dan sesuai untuk rapat seperti Times New Roman atau Calibri dan tulislah judul agenda Anda dengan huruf yang sama besar dengan huruf lainnya di dalam dokumen (atau hanya sedikit lebih besar.) Ingatlah bahwa tujuan dari adanya judul ini adalah untuk memberikan informasi tentang apa yang sedang dilihat oleh para pembaca, bukan untuk menghibur atau mengalihkan perhatian mereka.

2

Cantumkan juga informasi tentang "siapa?", "di mana?", dan "kapan?" sebagai tajuk dari dokumen Anda. Setelah judul, dalam sebuah agenda rapat biasanya ada tajuk yang isinya bervariasi tergantung pada kebiasaan yang berlaku di tempat Anda bekerja. Tajuk ini biasanya dicantumkan pada baris berikutnya setelah judul. Pada umumnya sebuah tajuk akan memberikan informasi penting secara singkat tentang rapat yang akan berlangsung dan tidak ada hubungannya dengan topik yang akan dibahas. Hal ini bertujuan agar orang-orang yang akan mengikuti rapat bisa mengetahui kapan dan di mana rapatnya berlangsung serta siapa saja yang diundang. Berikut ini ada beberapa judul yang mungkin bisa Anda gunakan; terlepas dari apa pun informasi yang Anda pilih, pastikan Anda menyampaikan setiap informasinya dengan jelas (akan lebih baik jika hurufnya dibuat lebih tebal):Tanggal dan waktu rapat. Informasi ini bisa disatukan atau dicantumkan secara terpisah.Tempat berlangsungnya rapat. Jika kegiatan bisnis Anda dilakukan di beberapa lokasi, Anda harus mencantumkan alamat tempat rapatnya, tetapi jika hanya satu lokasi, Anda bisa mencantumkan nama ruangan rapatnya (misalnya Ruang Rapat 3).Peserta yang akan hadir dalam rapat. Jabatan biasanya tidak perlu dicantumkan.Kehadiran orang yang istimewa. Mungkin akan ada tamu, pembicara, atau pimpinan rapat yang diundang secara khusus dalam rapat ini.

3

Tulislah keterangan singkat tentang tujuan-(tujuan) diadakannya rapat ini. Pertemuan yang tidak mempunyai tujuan yang jelas hanya akan membuang-buang waktu saja sebab para peserta rapat sudah mempersiapkan materi yang akan dibahas. Berikan jarak satu baris dari tajuk dan gunakan huruf tebal atau berikan garis bawah untuk mempertegas bagian tentang tujuan ini dengan memberikan judul seperti "Sasaran" atau "Tujuan", diikuti oleh tanda titik dua atau satu baris kosong. Setelah itu jelaskan hal-hal yang akan didiskusikan dalam rapat dengan beberapa kalimat singkat dan jelas.Contohnya, jika Anda ingin mencantumkan tujuan dari rapat anggaran, Anda bisa menulisnya seperti ini: "Tujuan: Menyusun rencana anggaran untuk tahun fiskal 2014-2015 dan membahas cara-cara pengukuran untuk mengurangi biaya jangka panjang. Selain itu, Marcus Feldman sebagai Direktur Riset dan Pengembangan akan mempresentasikan hasil penelitian tentang persaingan usaha yang terjadi akhir-akhir ini."Jika Anda sudah pernah menulis dalam konteks ilmiah, anggaplah pernyataan tujuan ini sebagai ikhtisar rapat atau ringkasan pembahasan. Pada dasarnya Anda hanya perlu menyampaikan secara garis besar apa yang akan didiskusikan dalam rapat tanpa perlu menjelaskannya secara rinci.

4

Susunlah jadwal untuk membahas hal-hal yang penting dalam rapat. Adanya jadwal akan menghilangkan pandangan umum bahwa: rapat bisnis seringkali berlangsung sangat lama. Lewati satu baris setelah Anda mencantumkan tujuan-(tujuan) rapat, tulislah jadwalnya dengan huruf tebal atau garis bawah, dan mulailah memasukkan topik apa saja yang akan dibahas ke dalam jadwal ini. Agar lebih mudah dibaca, mulailah setiap topik pada baris baru.Lengkapi setiap topik dengan jadwal kapan pembahasannya akan dimulai dan berakhir atau berapa lama waktu yang Anda rencanakan untuk membahas topik ini. Pilihlah salah satu dan gunakan secara konsisten—sebab akan terlihat tidak profesional jika Anda menggunakannya secara acak-acakan.

5

Jadwalkan waktu khusus jika ada tamu istimewa. Jika ada tamu yang akan datang dalam rapat untuk membahas topik-topik yang penting, Anda harus mempersiapkan waktu dalam jadwal Anda untuk para tamu ini. Berikan jadwal khusus untuk setiap tamu bahkan jika mereka mempunyai lebih dari satu topik yang akan dibahas. Dengan demikian setiap orang akan dapat mempersiapkan diri sesuai jadwal ini.Hubungi dulu para tamu sebelum rapat untuk mengetahui berapa lama waktu yang mereka butuhkan untuk setiap topik yang akan mereka bahas. Ini akan mencegah terjadinya benturan jadwal yang memalukan.

6

Berikan tambahan waktu untuk sesi tanya jawab di akhir rapat. Pada saat ini, orang-orang bisa meminta klarifikasi jika masih ada topik pembahasan yang membingungkan, menyampaikan pendapat mereka, mengusulkan topik untuk rapat berikutnya, dan memberikan komentar lainnya. Anda bisa mencantumkan waktu untuk tanya jawab ini dalam jadwal atau Anda bisa langsung menyampaikannya setelah seluruh agenda dalam rapat selesai dibahas.Jika rapat sudah selesai dan tidak ada seorang pun yang ingin mengajukan pertanyaan atau memberikan komentar lagi, Anda bisa mengakhiri rapat lebih awal. Biasanya para peserta rapat akan berterima kasih jika bisa seperti ini!

7

Sebagai pilihan, berikan garis besar dari topik-topik yang akan didiskusikan. Pada umumnya, jadwal adalah "suguhan" dalam bentuk agenda rapat—yang akan dijadikan sebagai pemandu diskusi dalam rapat. Namun jika Anda merasa ingin memberikan yang lebih baik, adanya garis besar tentang hal-hal yang penting ini bisa sangat membantu bagi para peserta rapat. Adanya bagan dari garis besar ini bisa mengingatkan kembali tentang tujuan organisasi yang dipresentasikan selama rapat, yang membuat setiap orang mengingat lagi topik-topik khusus tersebut. Anda bisa mempelajari contoh bagan garis besar organisasi berikut ini untuk Anda gunakan (atau bacalah Cara Menulis Garis Besar untuk mendapatkan informasi lebih banyak):I. Aspek-Aspek Anggaran dengan Prioritas TinggiA. Anggaran perjalanan karyawanB. Biaya keagenani. Melakukan negosiasi untuk mencapai kesepakatan yang lebih baik?C. Biaya melobiII. Mengukur Peningkatan PendapatanA. Membuat perjanjian jasa alternatifi. Memberikan pilihan kepada pelangganii. Mengumpulkan umpan balikB. Melakukan investasi ulang dalam teknologi mobil...dan sebagainya.

8

Periksa lagi agenda Anda sebelum didistribusikan agar tidak ada kesalahan. Oleh karena para peserta rapat biasanya sangat mengandalkan agenda rapat, sebaiknya Anda memeriksa lagi agar tidak ada kesalahan dan memastikan bahwa agendanya sudah lengkap sebelum Anda bagikan. Dengan melakukan hal ini, Anda bukan saja bersikap sopan kepada para peserta rapat—tetapi juga mencerminkan sisi positif dari diri Anda dalam hal perhatian Anda terhadap hal-hal yang detil dan memperlihatkan rasa hormat Anda kepada mereka.Selain itu, dengan memastikan tidak adanya kesalahan dalam agenda, Anda akan menghemat waktu Anda dan menyelamatkan muka Anda.

Advertisement

Menyusun Agenda Menggunakan Templat

1

Gunakan templat yang ada dalam program pemroses kata. Banyak program pemroses kata, seperti Microsoft Office, Pages for Mac, dan sebagainya, yang mempunyai templat untuk berbagai dokumen pribadi dan profesional, termasuk agenda rapat. Templat ini akan menghasilkan dokumen profesional dengan sangat cepat dan mudah. Templat ini juga disiapkan untuk hal-hal yang membutuhkan pemikiran dengan pengaturan yang mengutamakan keindahan—Anda hanya perlu mengetikkan informasi yang relevan ke dalam ruas yang sesuai dan Anda siap mendapatkan hasilnya!Meskipun ada perbedaan pada setiap program pemroses kata, Anda tetap bisa memanfaatkan templat ini dengan menggunakan batang menu yang ada di atas jendela program ini.Jika ada templat dalam pemroses kata yang ingin Anda gunakan, tetapi tidak bisa Anda gunakan untuk menyusun agenda rapat, Anda bisa mengunduhnya dari situs web pembuat program. Misalnya, templat Microsoft Word biasanya tersedia di office.microsoft.com^[1], sedangkan templat dalam Pages for Mac bisa diperoleh di Apple App Store.

2

Sebagai alternatif, unduhlah templat dari sumber yang lain. Jika pemroses kata yang Anda gunakan tidak menyediakan templat untuk agenda dan Anda tidak bisa memperolehnya dari situs yang resmi, jangan khawatir—ada banyak sekali templat daring tidak berbayar. Anda bisa mencarinya dengan membuat kueri "template agenda rapat" pada mesin pencari dan Anda akan mendapatkan banyak sekali templat yang Anda butuhkan ini. Namun karena tidak semua hasil pencarian ini berasal dari sumber resmi yang dapat dipercaya, Anda harus bisa memilih dari mana asalnya templat ini. Ini adalah situs lainnya yang bisa Anda kunjungi:Save Word Templates^[2] --Ini adalah situs profesional yang menawarkan templat berkualitas untuk Microsoft Word.Word Templates Online^[3] --Sumber lain yang baik untuk templat Word. Namun halaman web ini hanya menyediakan beberapa pilihan templat.iWorkCommunity^[4] --situs web ini menyediakan templat agenda yang baik untuk Pages. Akan tetapi templat ini hanya bisa dipakai untuk versi Pages yang lama (sebelum 2009).App Store juga menyediakan banyak template untuk Pages. Sayangnya, tidak semuanya bisa digunakan secara gratis.^[5]

3

Isilah informasi tentang agenda yang Anda siapkan dalam templat Anda. Setelah Anda memilih templat yang sesuai dalam pemroses kata Anda atau mengunduh templat yang Anda sukai, Anda tinggal mengisinya dengan informasi yang diperlukan. Kebanyakan templat menyediakan tempat pengisian data yang jelas agar Anda tinggal mengetik nama, waktu, topik diskusi, judul pembahasan, dan seterusnya. Isilah data yang relevan ke dalam templat agenda, tetapi templat ini tidak bisa melakukan pengecekan ejaan, tata bahasa, dan kesalahan lainnya.Jangan biarkan ada data yang kosong. Tidak ada yang bisa membuat sebuah pekerjaan terlihat kurang profesional selain, misalnya, karena ada jadwal yang tidak diisi dan hanya terbaca "ketik di sini." Jika karena alasan tertentu ada bagian dari templat yang tidak perlu diisi, hapus saja daripada dibiarkan kosong.

4

Lakukan sedikit modifikasi agar agendanya sesuai dengan kebutuhan Anda. Templat untuk agenda rapat bisa sangat mudah digunakan, tetapi tidak ada alasan mengapa sampai Anda harus tetap berpegang pada gaya dan format yang sudah ditentukan. Anda bebas untuk mengubah isi dan gaya templat ini untuk memastikan agar agenda Anda sesuai dengan standar yang sudah ditentukan oleh perusahaan Anda dan kebiasaan Anda melakukan tugas-tugas Anda secara profesional.Contohnya, jika Anda sangat menyukai bentuk dari templat tertentu, tetapi tampilan judulnya terlalu panjang sehingga cukup mengganggu, Anda bisa menghapus bagian judul ini sesuai keinginan Anda, selama apa yang Anda lakukan ini tidak merusak format dokumennya atau membawa akibat yang negatif untuk agenda Anda.

Advertisement

Bagian 2 dari 2: 
Menerapkan Cara-Cara Terbaik dalam Menggunakan AgendaSunting

1

Aturlah jadwal agar topik yang paling penting bisa dibahas terlebih dahulu. Pada saat merencanakan sebuah rapat, terapkanlah kebijakan yang tepat dengan menjadwalkan pembahasan topik-topik yang paling penting. Ini akan memastikan dua hal penting. Pertama, cara ini akan memastikan bahwa setiap orang bisa mendiskusikan topik-topik penting ini di saat mereka masih dalam kondisi yang prima dan tidak letih karena rapat baru dimulai. Kedua, cara ini akan memastikan bahwa topik-topik yang penting sudah didiskusikan jika rapatnya harus selesai lebih awal atau jika ada peserta yang harus meninggalkan rapat sebelum rapatnya selesai.Rapat tidak selalu berjalan sesuai dengan yang sudah Anda rencanakan. Jika topik-topik yang tidak begitu penting harus dihilangkan sebelum rapat berakhir, Anda bisa mengadakan rapat lagi di kemudian hari. Akan tetapi jika Anda tidak bisa menyelesaikan topik diskusi yang paling penting, rapat Anda tidak berhasil mencapai tujuannya, dan ini bisa dianggap sebagai kegagalan. Menempatkan topik yang paling penting di urutan pertama dalam jadwal Anda biasanya bisa mencegah terjadinya masalah ini.

2

Ikutilah jadwal dalam agenda Anda, tetapi berusahalah untuk tetap fleksibel. Pada saat merencanakan dan menyelenggarakan rapat, salah satu bahaya terbesar yang perlu diwaspadai yaitu pembagian waktu dalam rapat. Pada umumnya, para karyawan sangat kesal dengan rapat yang terlalu lama, dan karena alasannya tepat.—Mereka bisa menjadi sangat bosan dan hal ini akan menunda mereka menyelesaikan pekerjaannya yang bertumpuk. Pastikan agar rapat bisa berlangsung sesuai jadwal dengan sering-sering melihat jam dan, jika ada kesempatan, berusahalah dengan cara yang sopan membuat rapatnya terus bergerak maju dengan mengatakan, "Kita harus pindah ke topik berikutnya jika ingin meninggalkan tempat ini pada waktunya."Namun seringkali rapat tidak berjalan sesuai rencana, jadi Anda harus siap untuk menyesuaikan jadwalnya jika salah satu pembahasan topik berjalan lebih lama daripada yang Anda perkirakan. Berusahalah untuk tetap fleksibel pada saat Anda harus mengatur ulang pembagian waktu dalam rapat ini. Sebagai contoh, jika ada pembahasan topik yang terlalu lama, Anda harus mengurangi pembahasan topik yang lainnya atau menghilangkan topik yang relatif tidak begitu penting untuk memastikan agar kesimpulan rapat bisa diambil tepat waktu. (Anda bisa mengatur strategi untuk memberikan pilihan topik yang akan dibahas untuk mengatasi keterbatasan waktu.)

3

Mulailah menulis agenda ini dengan baik sebelum rapat. Agenda rapat sangat dibutuhkan karena dengan adanya agenda akan terlihat bahwa Anda bisa bersikap profesional dalam menghargai waktu dan kontribusi dari para peserta rapat kepada organisasi. Oleh sebab itu Anda harus menyediakan cukup banyak waktu untuk mempersiapkan dokumen yang baik dengan mulai menyusun agenda rapat ini sedini mungkin.Dengan menyusun agenda rapat sedini mungkin Anda juga bisa mendapatkan keuntungan karena Anda bisa meminta umpan balik atas agenda yang Anda siapkan sebelum rapat dan memperbaikinya. Jika Anda bisa membagikan draf agenda ini kepada rekan-rekan kerja atau penyelia Anda dan meminta masukan dari mereka, Anda bisa memperbaiki jika ada kesalahan dan menambahkan hal-hal detil yang mungkin terlupakan. Jika Anda menunda persiapan agenda ini, Anda tidak akan sempat lagi meminta masukan dan memanfaatkan umpan baik yang diberikan.Mungkin Anda bisa mengadakan rapat harian yang sudah berjalan rutin dengan mempersiapkan agenda sehari sebelumnya, tetapi penyusunan agenda untuk rapat-rapat yang penting akan membutuhkan persiapan beberapa minggu sebelumnya.

4

Bagikan agenda rapat kepada para peserta sebelum rapatnya dimulai. Hal ini perlu dilakukan untuk memastikan agar setiap peserta rapat datang dengan pemahaman penuh tentang topik-(topik) yang akan didiskusikan. Tergantung pada budaya setiap perusahaan, cara ini bisa dilakukan dengan mencetak beberapa lembar dan membagikannya kepada masing-masing peserta secara pribadi, atau melalui media elektronik, misalnya dengan mengirimkan agenda melalui email sebagai lampiran. Dalam hal ini, pastikan dulu bahwa agenda ini sudah bebas kesalahan sebelum dibagikan.Tergantung pada pentingnya rapat, mungkin Anda ingin membagikan agenda rapat satu atau dua jam sebelum rapatnya berlangsung. Tetapi untuk rapat-rapat besar yang penting, akan lebih baik jika Anda mengirimkan agenda ini sekurang-kurangnya satu hari sebelumnya.Oleh karena orang-orang biasanya sibuk, akan menjadi gagasan yang cerdas jika Anda bisa mempersiapkan beberapa lembar agenda tambahan untuk berjaga-jaga jika ada yang lupa membawa agenda rapat yang sudah dibagikan kepada mereka

Prolog

Assalaamualaikum warahmatullaahi wabarokaatuh Alhamdulillaah akhirnya terbit juga blog dpc pks bungursari ini,diharapkan kehadiran blog ini bisa menjadi alternatif komunikasi antara dpc pks bungursari dan masyarakat yang menjadi konstituen. Dan bisa menjadi sarana untuk menginformasikan setiap aktifitas dakwah yang dilaksanakan dpc. Kami harap dengan hadirnya blog ini bisa menjadikan pks dekat dengan masyarakat karena mampu menyerap aspirasi masyarakat.

Sandi Soal Pemberian TKD Bagi Guru Madrasah

S

Jakarta (13/1) – Anggota Komisi VIII DPR RI Ledia Hanifa Amaliah mengapresiasi program Pasangan Calon Anies Baswedan – Sandiaga Uno yang akan memberikan Tunjangan Kinerja Daerah (TKD) kepada guru-guru madrasah.

Ledia menilai DKI Jakarta memiliki jumlah APBD terbesar dibandingkan seluruh provinsi di Indonesia. Meskipun demikian, saat ini Pemprov DKI masih belum memiliki program pemberian TKD bagi guru madrasah, dimana besarannya antara 3 hingga 5 juta rupiah per bulan.

“DKI itu punya APBD besar, terbesar bahkan se-Indonesia, tapi nasib guru madrasahnya masih memprihatinkan karena tak tersentuh anggaran TKD. Itu sebabnya salah satu program unggulan Anies-Sandi kan memberikan TKD ini termasuk para guru madrasah,” jelas Ledia dalam rilis yang disampaikan, Jumat (13/1).

Padahal, di sisi lain, guru-guru di sekolah umum, di DKI Jakarta mendapatkan TKD tersebut. Oleh karena itu, Ledia mengingatkan bahwa Undang-undang Sisdiknas No 20 Tahun 2003 menyamakan kedudukan jenjang pendidikan umum, agama, negeri dan swasta.  

 

“Jangan lagi ada ketidakadilan dalam hal menyediakan kesejahteraan bagi para guru. ” pungkas Legislator PKS dari Daerah Pemilihan Kota Bandung dan Kota Cimahi ini.

Terkait hal tunjangan ini, Ledia menegaskan guru madrasah pun berhak atas tunjangan kinerja daerah sebagaimana yang diterima oleh guru di sekolah umum.

 

“Kalau daerah bisa menganggarkan TKD bagi pendidik di sekolah umum, hal yang sama layak diberikan kepada guru madrasah. Mereka sama berjuang bagi pendidikan anak bangsa, memberikan baktinya untuk mendampingi generasi penerus dalam tahun-tahun sekolah. Jangan biarkan ada kesenjangan antar sesama pendidik yang berdampak pada kesenjangan kesejahteraan mereka,” kata wakil rakyat PKS dari Daerah Pemilihan Jawa Barat I ini.

Selain itu secara umum, Ledia menjelaskan nasib madrasah di negeri ini memang masih memprihatinkan. Tak hanya soal sarana fisik sekolah, bahkan, menurut Ledia, tunjangan bagi para pendidik di madrasah pun tidak sama bila dibandingkan dengan sekolah umum.

 

“Jutaan siswa sekolah tingkat SD-SMA di Indonesia tidak semua tertampung di sekolah umum baik negeri dan swasta. Sebagian dari anak bangsa peserta didik ini ditampung di madrasah, maka kita harus ingat bahwa madrasah adalah bagian dari pengerak sistem pendidikan Indonesia, sehingga mereka tak boleh dibeda-bedakan haknya dalam hal menerima tunjangan,” tegas Ledia.